Control de Obra

Toda obra tiene dos caras que funcionan como un espejo. De un lado registrás lo que le vendiste al cliente y vas certificando el avance para cobrarlo. Del otro, lo que te sale hacerlo —el contratista y los materiales— y vas pagando. La diferencia entre las dos es tu margen, y lo calculamos nosotros.

Cómo se organiza una obra

En tres niveles. La tarea —que en la app aparece como sub-rubro— es donde vive todo: su contrato, su avance, su costo, sus gastos y su margen.

Para que le saques provecho desde el día uno, conviene tener listo:

• Al menos un proyecto o caja en la empresa: es donde se registran los ingresos y los egresos.
• Tus proveedores cargados. No es obligatorio, pero te ahorra tipear: aparecen solos al asignar contratos y armar planes de pago.
• El presupuesto de la obra. Puede ser un presupuesto profesional ya cargado, o directamente tu planilla en Excel, PDF o fotos: la subís y armamos la obra sola.
• Tus categorías y subcategorías configuradas. Tampoco es obligatorio, pero si están, al importar reconocemos a qué categoría va cada tarea y después el bot puede imputar los gastos solo.
• El permiso VER_PLANES_PAGO activado para quien tenga que ver la hoja general de pagos.

El listado de obras es la puerta de entrada: te muestra los números de toda tu cartera —obras activas, contrato total, cobrado y pendiente— el botón para crear una obra y un switch para ver las archivadas.

Dentro de cada obra hay siete vistas. Tocá cada una para ver qué resuelve:

Y fuera de la obra tenés tres hojas de cartera que cruzan todo: Cobranzas, Pagos y Planes de pago.

Entrá a Control de Obra y tocá Nueva obra. Se abre un asistente que ocupa toda la pantalla y te lleva paso por paso.

No te pedimos que cargues datos: te preguntamos cómo querés controlar la obra. Son las decisiones que después son caras de cambiar, y por eso van primero. Las fechas, los contratos y las categorías se completan después, con las herramientas de la sección que sigue.

Las cuatro formas de armarla

Cómo se financia la obra

Es el paso 4, y tiene dos preguntas.

La primera es por dónde entra la plata. Los dos mecanismos conviven, así que marcás los que uses —o los dos:

Si marcás los dos, te preguntamos qué parte del contrato va por cada vía. Lo ponés en porcentaje —al dar de alta uno piensa “70/30”— y nosotros lo pasamos a pesos sobre el contrato de la obra. Con eso podemos decirte si entre los certificados y los planes está cubierto todo el contrato, y separar el pendiente de cobro por fuente.

La segunda pregunta es qué hacemos con los cobros que ya están cargados en la caja del proyecto:

• Traerlos a la obra. Los enganchamos y cuentan como cobrado. Es lo que querés si la obra arranca de cero y venías registrando en la caja.
• Empezar de cero. No tocamos nada de la caja. Es lo que querés si el proyecto viene de otra etapa y esos cobros no son de esta obra: meterlos te inflaría el cobrado real.

Cómo funciona el import desde archivo

Elegís Desde archivo, subís tu planilla y esperás unos segundos: leemos el archivo y creamos la obra directamente. Sirve tanto una planilla detallada (con cantidades y precios unitarios) como una de resumen, con una fila por rubro y su importe total.

Además de la estructura y los montos, aprovechamos lo que el archivo traiga:

• Avance inicial. Si hay una columna de avance o ejecutado, cada tarea arranca con ese porcentaje. Ideal para cargar una obra que ya está en curso.
• Categorías. Intentamos reconocer a qué categoría y subcategoría de tu empresa corresponde cada tarea, para que después el bot pueda imputar los gastos solo. Sólo usamos nombres que ya existen en tu configuración: ante la duda lo dejamos vacío, y lo imputás a mano.

La obra no arranca vacía

Si la asociaste a un proyecto, al crearla enganchamos los gastos ya cargados en esa caja a las tareas que les corresponden. El gastado refleja lo real desde el primer día, en vez de arrancar en cero y tener que cargar el pasado a mano.

Sólo enganchamos lo que reconocemos con confianza. Lo que queda ambiguo te lo listamos para que lo resuelvas con Re-imputar masiva, y te decimos cuántos movimientos enganchamos y por cuánta plata.

Con los cobros hacemos lo mismo, pero sólo si elegiste “traerlos a la obra” en el paso de financiación.

Una obra recién creada casi nunca está completa: faltan fechas, faltan contratos, faltan categorías. Es normal, y no hace falta que lo resuelvas todo junto ni en orden. Esta sección es para eso, y también sirve para las obras que ya venías llevando.

El panel de pendientes

Arriba de Ejecución te mostramos qué le falta a la obra, con el botón para resolverlo al lado. Nada de buscar dónde se arregla cada cosa:

Editar en planilla

El botón Editar en planilla de Ejecución te abre todas las tareas en una grilla, para cargar contrato, costo, avance y fechas sin entrar tarea por tarea. Está pensado para las obras grandes, donde abrir cincuenta veces el detalle no es una opción.

• Los números van en formato argentino —punto de miles, coma decimal— y las fechas con calendario, no escritas a mano.
• Podés ordenar y filtrar por cualquier columna. El filtro más útil es el de vacíos: te deja sólo lo que falta completar.
• Podés copiar y pegar desde Excel: seleccionás la celda donde empieza, pegás un rango y cae en las celdas que corresponden. Números y fechas se interpretan como los escribís acá.

Contratos y responsables en lote

Marcás varias tareas juntas y les asignás el mismo proveedor —o las marcás como mano de obra propia— de una sola vez. Sirve cuando un mismo contratista se lleva medio rubro.

La planilla de la obra, en Excel

El botón Excel baja toda la obra a una planilla: una fila por tarea, con contrato, costos, avance y fechas. La corregís con las herramientas que ya sabés usar y la volvés a subir.

También trae el gastado real y lo certificado, pero como referencia: esas dos columnas no se re-importan, porque salen de la caja y de los certificados y no de lo que se escriba en la planilla.

1. Bajás el archivo y lo editás.
2. Lo subís y te mostramos qué cambiaría, campo por campo, con el valor de antes al lado.
3. Recién ahí lo aplicás.

Completar las categorías

Si la obra quedó con tareas sin categoría, Re-mapear categorías las rellena desde el catálogo de tu empresa, comparando por nombre. Igual que con el Excel, primero te mostramos qué se completaría y vos aplicás.

Es donde vive el día a día. Tocá cualquier tarea y se abre su detalle: arriba el resumen de números —contrato, costo, gastado, certificado y márgenes— y abajo una sección por cada cosa que podés hacer.

Registrar el avance

Detalle de la tarea → Avance físico → Registrar. Es el porcentaje realmente ejecutado en obra. No puede ser menor a lo que ya certificaste.

Cargar el costo: proveedor + directo

El costo de una tarea se parte en dos partes que se suman: lo que hace un contratista y lo que comprás vos.

• Costo estimado (proveedor): la parte que ejecuta un contratista. Si después le asignás un contrato, ese valor manda sobre el estimado.
• Costo directo (materiales u otros): lo que comprás y vas imputando suelto.

La suma de las dos es el costo de referencia, y contra él medimos el margen y el sobrecosto. Probalo acá:

Estimar costos en masa

El botón Estimar costos completa todas las tareas de una. Elegís la dirección —costo a partir del contrato menos un porcentaje, o contrato a partir del costo más un markup— y si querés respetar lo ya cargado.

Asignar un proveedor

Detalle de la tarea → Proveedor / contrato. Elegís el contratista, el costo del contrato y cómo se devenga el pago: por avance físico o por certificado.

Cuando el trabajo lo hace tu propia gente

No toda tarea la ejecuta un contratista. Cada una puede marcarse como contratada o como mano de obra propia —por administración—, y el valor por defecto lo elegiste al crear la obra.

Una tarea propia funciona igual que cualquier otra: tiene contrato, avance, costo y margen, y le imputás los gastos que le correspondan —jornales, materiales—. La diferencia es que no tiene proveedor, así que no aparece en las órdenes sugeridas por avance ni te la marcamos como si le faltara el contratista.

Que el avance salga solo de lo pagado

Cada tarea elige cómo se calcula su avance:

Imputar gastos

Los gastos son un tema en sí mismo, con dos caminos posibles. Lo vemos en la sección que sigue.

Imputar es decirle al sistema a qué tarea corresponde un gasto. Hay dos caminos y terminan en el mismo lugar: un egreso en la caja, pegado a una tarea de la obra, que suma al gastado y mueve el margen.

Desde WhatsApp

Es lo más rápido y no requiere entrar a la app:

1. Le mandás el gasto al bot: un mensaje como “pagué 80 mil de hierro para la losa”, o directamente la foto del comprobante.
2. Leemos el monto, el proveedor y la categoría, y proponemos a qué tarea corresponde.
3. Buscamos la obra del proyecto al que estás cargando el gasto —cada proyecto tiene su obra— y buscamos la tarea por nombre.
4. Si la encontramos, el gasto queda imputado a esa tarea y te lo confirmamos como Rubro › Tarea.
5. Si no la encontramos, te preguntamos a cuál va.

Un ejemplo real. Le escribís esto y listo:

Mirá la línea Sub-rubro: de “en limpieza final” sacamos la tarea, y de “en la obra tigre”, el proyecto. Contestás 1 y el gasto queda cargado e imputado. Si algo salió mal, con 2 lo corregís sin volver a escribir todo.

Desde la web

Cuando abrís un gasto para editarlo —haya entrado por WhatsApp, por mail o lo hayas cargado a mano— en el bloque Clasificación tenés el interruptor Imputar a Control de Obra. Lo tildás y se despliega la lista de tareas de la obra, cada una con su casillero de porcentaje.

Un ejemplo: una factura de mano de obra de $1.500.000 que cubrió dos frentes.

Con eso, $900.000 se van al gastado de Demolición de muros y $600.000 al de Revoque grueso. Si el gasto fuera de una sola tarea, le ponés 100 a esa y listo. Los porcentajes tienen que sumar 100: te lo marcamos abajo mientras cargás.

También podés hacerlo al revés, desde la obra: en Ejecución → Imputar gasto te listamos los egresos de la caja para que elijas cuál asignar.

Cuando son muchos y atrasados

Si venías cargando gastos sin imputar, Re-imputar masiva los resuelve en lote. No te los tira de a uno: los agrupamos por lo que tienen en común —el proveedor, la categoría, la descripción— y te proponemos una tarea para todo el grupo. Aceptás y resolvés veinte movimientos de una.

Cuando un grupo podría ir a más de una tarea te lo marcamos como ambiguo y no elegimos por vos: preferimos que lo mires antes de aplicar.

La vista de tiempos. Cada tarea tiene fecha de inicio, duración y fecha de fin, y podés encadenarlas con dependencias: una arranca cuando termina la anterior. Si movés la primera, recalculamos las que siguen.

Dónde se cargan las fechas. El Cronograma es sólo la vista; las fechas se cargan por tarea. Tocá una tarea —acá mismo o en Ejecución— y elegí Editar tarea: ahí definís inicio, duración y fin. Con la duración cargada, el fin se calcula solo. Y si la tarea depende de otra, dejá el inicio vacío: arranca sola cuando termina la anterior.

Las tareas cuya fecha de fin ya pasó sin estar completas quedan marcadas como atrasadas y te las mostramos en las alertas del Resumen.

Qué tarea aguanta una demora y cuál no

No todas las demoras cuestan lo mismo. Calculamos, para cada tarea, cuántos días se puede correr sin mover la fecha de fin de la obra: es su holgura.

Las que tienen holgura cero forman el camino crítico —te las marcamos con un borde más marcado—. Si una de esas se atrasa un día, la obra entera termina un día después. Las demás te dan aire, y saber cuánto es la diferencia entre reacomodar el trabajo y perder la fecha.

Con eso te damos también la fecha de fin proyectada: cuándo termina la obra si todo sigue como viene hoy.

Ver de qué depende cada tarea

Las dependencias se ven dibujadas entre las barras, y además escritas con palabras en el detalle de cada tarea. Si pasás el mouse por una, se resaltan las que dependen de ella: antes de tocar nada ya ves a quién le vas a mover el piso.

Mover una tarea

Arrastrás la barra a su fecha nueva y las que dependían de ella se corren solas. Es la razón de encadenarlas: si tuvieras que reacomodar a mano todo lo que viene atrás, no serviría de nada.

Antes de aplicar el cambio te mostramos qué va a pasar: cuántas tareas se mueven, cuántos días cada una y si la fecha de fin de la obra cambia. Si no te convence, cancelás y no se toca nada.

La línea base

Cuando el cronograma ya refleja el plan que acordaste, tocá Aprobar cronograma. Guardamos las fechas de ese momento como línea base: el plan original contra el cual comparar todo lo que venga después.

A partir de ahí, cada tarea te muestra cuántos días se corrió respecto del plan aprobado. Sin línea base no hay desvío que medir: cada corrección de fecha reescribe la historia y al final del mes nadie se acuerda de cuándo se había prometido cada cosa.

Un certificado convierte avance en dinero cobrable. Lo armás desde Ejecución → Armar certificado, que junta las tareas con avance sin certificar, o a mano desde la pestaña Certificados.

Cada certificado recorre este circuito. Tocá un estado para ver qué podés hacer:

Te avisamos cuando un certificado lleva demasiados días esperando aprobación, o cuando está aprobado hace rato y todavía no lo cobraste.

Registrar el cobro de un certificado

Cuando el cliente te paga, tocás Cobrar en la fila del certificado. Podés hacerlo desde la pestaña Certificados o desde la hoja Cobranzas, sin entrar a la obra.

• Solo se cobran los certificados aprobados. Si todavía está en revisión, primero hay que aprobarlo.
• Se cobra el neto: el bruto menos las retenciones y menos la amortización del anticipo, si la obra tiene esos conceptos configurados.
• Podés registrar un cobro parcial. El saldo queda pendiente y te lo seguimos mostrando en Cobranzas hasta que entre completo.

Al confirmarlo generamos el ingreso en la caja del proyecto de la obra, identificado como Cobro · Certificado N y ya imputado a la obra. No tenés que cargar nada a mano en la caja.

Acá manejás cómo te paga el cliente. Una obra puede tener ninguno, uno o varios planes de cobro: por ejemplo, uno por cada unidad vendida. Podés crear uno nuevo ya asociado a la obra, vincular uno existente o desvincularlo sin borrarlo.

Justamente porque se suman, conviene declarar la composición del cobro: qué parte del contrato va por cada vía. Si usás las dos, te lo preguntamos al crear la obra, y lo editás cuando quieras desde Resumen. Con eso te avisamos si entre certificados y planes quedó plata sin asignar —o asignada dos veces—, que es el error más fácil de cometer y el más difícil de ver.

Registrar el cobro de una cuota

Cada plan tiene su calendario de cuotas, con su vencimiento. Cuando entra la plata, tocás Cobrar en la cuota. Igual que con los certificados, lo podés hacer desde la obra o desde la hoja Cobranzas, que te junta todo lo que tenés por cobrar de todas las obras.

• Podés cobrar la cuota completa o una parte. Si es parcial, queda como cobrada parcial y el saldo te sigue apareciendo como pendiente.
• Generamos el ingreso en la caja automáticamente, igual que con los certificados.
• Las cuotas vencidas sin cobrar se marcan en rojo en Cobranzas, así ves de un vistazo qué reclamar.

Todo lo que sale de tu caja hacia los contratistas. Son tres bloques.

Órdenes sugeridas por avance

Calculamos lo devengado a cada contratista según el avance —o lo certificado, según cómo configuraste su contrato— y te proponemos la orden ya armada. Tocás Generar orden y queda en borrador.

Órdenes de pago

Una orden de pago es un pago puntual a un contratista, con un circuito de aprobación para que nadie desembolse solo. Por dentro es una lista de líneas: una por cada tarea que le estás pagando, con su monto. El total de la orden es la suma de esas líneas.

La armás de dos maneras: tocando Nueva orden —elegís el contratista y cargás las líneas— o dejando que la generemos nosotros desde una sugerencia por avance.

Después recorre este circuito. Tocá un estado para ver qué significa:

¿Orden de pago o plan de pago?

Se confunden seguido, pero resuelven cosas distintas:

Planes de pago a proveedores

Para pagar en cuotas, con anticipo, refuerzos, periódicas o por avance. Hay tres maneras de armarlo, según a qué quede atado:

Ya creado el plan, cada cuota recorre su propio circuito:

Conforme de obra. Emitís el acta de conformidad cuando cerrás la obra.

Inconvenientes. Registrás los problemas que van apareciendo y los vas marcando como resueltos. Los que quedan pendientes te los mostramos en las alertas del Resumen.

Tres vistas que cruzan todas tus obras, para trabajar por tarea en vez de obra por obra.

Obra

El proyecto de construcción que seguís, dividido en rubros y tareas.

Rubro

Agrupador de tareas afines dentro de la obra.

Tarea / Sub-rubro

La unidad de trabajo, con su contrato, avance, costo y margen. En la app la vas a ver como “sub-rubro”.

Perfil de obra

Preset que define indexación CAC, retención y anticipo por defecto.

Contrato (cliente)

Lo que le cobrás al cliente por la tarea: el precio de venta.

Avance físico

Porcentaje realmente ejecutado en obra.

Certificado

Documento que valoriza el avance para poder cobrárselo al cliente.

Costo estimado

La parte del costo de la tarea que ejecuta un contratista.

Costo directo

Materiales y gastos sueltos que se imputan aparte del proveedor.

Costo de referencia

El costo esperado total de la tarea: proveedor más directo.

Contrato de proveedor

El acuerdo con el contratista: su costo y cómo se devenga el pago.

Importar

Crear la obra subiendo tu planilla (Excel, PDF o fotos), en vez de cargarla a mano.

Planilla de resumen

Presupuesto con una fila por rubro y su importe total, sin cantidades ni precios unitarios.

Fila de cierre

Las líneas “Subtotal” o “Total” de una planilla: son la suma de las de arriba, no trabajo a ejecutar. Al importar se descartan.

Imputar

Asociar un gasto de caja a una tarea de la obra.

Gastado

Lo efectivamente imputado a la tarea.

Margen esperado

Contrato del cliente menos costo de referencia. Es proyectado.

Margen realizado

Certificado menos gastado. Es lo que ya ocurrió.

Sobrecosto

Cuando el gastado supera el costo de referencia de la tarea.

Orden de pago

Pago puntual a un contratista, con su circuito de aprobación.

Plan de cobro

Cómo te paga el cliente: cuotas, unidades, anticipos.

Plan de pago

Cómo le pagás a un proveedor: cuotas, anticipo, por avance.

Plan suelto

Plan de pago que no pertenece a una obra; se imputa a la caja de un proyecto.

Proyecto / caja

Dónde se registran los ingresos y egresos.

Composición del cobro

Cómo se reparte lo que esperás cobrar entre certificación y planes. Se declara al crear la obra y se edita desde Resumen.

Cobertura

Señal de si lo asignado alcanza, falta o excede el contrato.

Panel de pendientes

El resumen de lo que le falta a la obra —categorías, contratos, fechas, costos, gastos sin imputar— con el botón para resolverlo al lado. Está arriba de Ejecución.

Mano de obra propia

Tarea que ejecuta tu propia gente, por administración, en vez de un contratista. No tiene proveedor.

Avance por lo pagado

Modo en que el avance de una tarea se calcula solo, a partir de lo gastado sobre el costo estimado.

Camino crítico

Las tareas sin holgura: si una se atrasa un día, la obra termina un día después.

Holgura

Cuántos días se puede correr una tarea sin mover la fecha de fin de la obra.

Línea base

Las fechas del cronograma al momento de aprobarlo. Es el plan original contra el que se mide el desvío.

Planilla de la obra

El Excel con una fila por tarea que se baja, se corrige y se vuelve a subir. La columna ID es la que mantiene el vínculo.

Conforme de obra

Acta de conformidad que se emite al cierre.

Inconveniente

Problema registrado durante la obra, con seguimiento hasta resolverlo.

No encontramos términos con esa búsqueda.