01
Qué es la caja chica
Cada persona de tu empresa puede tener su propia caja chica: un saldo a su nombre con la plata que tiene en la mano para resolver lo de todos los días —un flete, la ferretería, la nafta—. No es la caja de una obra: es la caja de una persona, que después gasta en una o en varias obras.
💵 Entra
Le cargás plata
Un ingreso a la caja chica de alguien. Podés indicar de qué obra sale la plata.
🧾 Sale
Gasta en la obra
Un egreso de su caja chica, con la obra, la categoría y el proveedor. El gasto queda en la obra.
🔁 Se mueve
Pasa a otra persona
Una transferencia de una caja chica a otra. Ninguna obra cambia.
Así funciona el recorrido de la plata. Tocá cada paso:
No es lo mismo que una reserva de obraLa caja chica es plata de una persona. Si lo que querés es apartar plata de una obra para algo puntual, eso es una Reserva de Obra.
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Dónde está
En el menú, dentro de Finanzas. Tocá cada opción para ver qué resuelve:
Caja chica · la tuya
Se abre Mi Caja Chica: tu saldo, tus movimientos y los botones para cargar un ingreso, un egreso o pasarle plata a otra persona.
Todas las cajas chicas · para administradores
La lista de las cajas chicas de la empresa, una fila por persona con su saldo. Desde ahí entrás a la caja de cualquiera o hacés una transferencia entre dos personas.
Por WhatsApp · desde la obra
Escribiéndole al bot cargás plata, registrás gastos, pasás plata a otra persona y consultás tu saldo. Lo explicamos en Caja chica por WhatsApp.
¿No lo ves en el menú?La caja chica aparece si tu usuario tiene permiso para verla, y Todas las cajas chicas la ven solo los administradores. Si te falta, pedíselo a quien administra Sorby en tu empresa.
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Tu caja chica en la web
- Saldo: todo lo que entró menos todo lo que salió de tu caja chica. Verde si te queda plata, rojo si pusiste de más.
- Ingresos, egresos y saldo filtrado: los mismos números, pero solo de lo que estás viendo con los filtros.
- Acumulado: cómo iba el saldo después de cada movimiento, del más viejo al más nuevo. Sirve para encontrar en qué momento te quedaste sin plata.
- ARS / USD: arriba a la derecha cambiás entre la caja chica en pesos y la caja chica en dólares.
Para encontrar algo, filtrá por período (de los últimos 15 días a los últimos 2 años), por obra, por categoría, por proveedor o buscá por la observación. Con Exportar Excel te llevás exactamente lo que estás viendo en la tabla.
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Cargar plata y gastos desde la web
En Mi Caja Chica, el botón verde Ingreso le carga plata a la caja y el rojo Egreso registra un gasto. Los dos abren el mismo panel, Nuevo movimiento de caja chica, y arriba te dice para quién es (“Para: Martina Ríos”). Si cambiás de opinión, podés pasar de ingreso a egreso desde el mismo panel.
| Campo | Ingreso | Egreso |
|---|---|---|
| Monto | Obligatorio | Obligatorio |
| Proyecto | Opcional: la obra de la que sale la plata | Opcional: la obra en la que se gastó |
| Categoría | — | Obligatoria |
| Proveedor | — | Opcional; elegís uno de la lista o escribís uno nuevo |
| Fecha y observación | Hoy, si no la cambiás · opcional | Hoy, si no la cambiás · opcional |
Tocás Crear Ingreso o Crear Egreso y el movimiento aparece en la lista, con el saldo ya actualizado.
Un gasto para varias obras
Si pagaste algo con tu caja chica que es para más de una obra —un flete compartido, por ejemplo—, completá el egreso y tocá Prorratear entre proyectos. Elegís cómo repartirlo y se crea un egreso por cada obra: el total sale de tu caja chica y cada obra recibe su parte.
Cargar en la caja de otra personaSi sos administrador, entrá a la caja de esa persona desde Todas las cajas chicas y usá los mismos botones: el movimiento queda en su caja chica, aunque lo hayas cargado vos.
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Pasar plata entre personas
Cuando le das plata de tu caja chica a otra persona —por ejemplo, al capataz para la semana—, registralo como una transferencia: sale de tu caja chica y entra en la suya. Ninguna obra cambia.
- En Mi Caja Chica, tocá Nueva Transferencia.
- Elegí el Usuario Destino.
- Poné el monto, la fecha y, si querés, una observación.
- Tocá Crear Transferencia. Se actualizan los dos saldos.
No podés pasar más de lo que tenés: si el monto supera tu saldo, te avisamos “Saldo insuficiente” con lo que tenés disponible.
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Todas las cajas chicas
Si sos administrador, en Finanzas → Todas las cajas chicas ves de un vistazo cuánta plata tiene cada persona.
- Total fondos: la suma de todos los saldos, en pesos (y en dólares, si hay).
- Ver caja: entra a la caja chica de esa persona, con los mismos botones que la tuya. Para volver, tocá “← Volver a Cajas Chicas”.
- Transferir: pasa plata entre dos personas; acá elegís el origen y el destino.
- Solo activas / Todas: muestra solo las cajas con movimientos o también las vacías. Con el buscador encontrás a alguien por nombre.
07
Editar, eliminar y reasignar
Cada fila de la caja chica tiene dos botones:
- Editar abre el movimiento completo, igual que en la caja de la obra. Cuando guardás, volvés a la caja chica.
- Eliminar te pide confirmación (“¿Estás seguro de que quieres eliminar este movimiento?”) y lo saca de la caja chica.
Cargado en la caja de la persona equivocada
Abrí el movimiento con Editar y, en el dato Caja chica de, tocá Cambiar. Elegí a la persona correcta y confirmá con Reasignar. El movimiento deja de contar en la caja de una persona y pasa a la de la otra: cambian los dos saldos.
Quién cargó y de quién es la cajaSon dos datos distintos. Si un administrador le carga un gasto a Lucas, el movimiento queda creado por el administrador pero en la caja chica de Lucas.
08
Caja chica por WhatsApp
Todo lo que hacés en la web también sale por el chat, sin abrir la compu: le cargás plata a una caja chica, registrás lo que gastaste, le pasás plata a otra persona y consultás cuánto te queda. Escribile al bot como hablás:
| Para… | Escribí, por ejemplo |
|---|---|
| Cargar plata | “Ingresé 300 mil a la caja chica de Lucas Gómez desde Casa Los Álamos” |
| Cargarte plata a vos | “Ingresé 200 mil a mi caja chica desde Casa Los Álamos” |
| Pasar plata | “Transferir 50 mil de mi caja chica a Lucas Gómez” |
| Ver tu saldo | “Ver mi caja chica” |
| Cargar un gasto | “Pagué 18.500 de tornillos en Casa Los Álamos de mi caja chica”, o mandá la foto del ticket |
- ¿De qué obra sale? Si tu empresa carga la caja chica desde las obras, nombrá la obra de origen. Si te la olvidás, te pedimos que vuelvas a mandar el mensaje aclarándolo.
- ¿Para quién? Escribí el nombre como figura en Sorby. Si no lo encontramos, te mostramos la lista de usuarios para que lo vuelvas a mandar bien escrito.
- Gastos de la caja chica. Un gasto que pagaste con tu caja chica se carga como cualquier gasto; si tu usuario está configurado así, sale de tu caja chica sin que lo aclares. Si no, decí “de mi caja chica”.
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Cuando algo no sale
No veo “Caja chica” en el menú
Tu usuario no tiene el permiso.
Pedile a quien administra Sorby en tu empresa que te habilite la caja chica. “Todas las cajas chicas” la ven solo los administradores.
El botón “Nueva Transferencia” está gris
No hay a quién transferirle.
Hacen falta por lo menos dos personas en la empresa. Sumá al otro usuario y probá de nuevo.
Me dice “Saldo insuficiente” al transferir
El monto es mayor a lo que tiene la caja de origen.
Mirá el saldo disponible debajo del monto. Si la plata está, cargá primero el ingreso que falta.
El bot me dice que faltó aclarar de qué caja sale el dinero
Tu empresa carga la caja chica desde las obras.
Volvé a mandar el mensaje nombrando la obra: “Ingresé 300 mil a la caja chica de Lucas Gómez desde Casa Los Álamos”.
El bot no encuentra a la persona
El nombre no coincide con el usuario en Sorby.
Te mandamos la lista de usuarios: copiá el nombre tal como aparece y volvé a mandar el mensaje.
Un gasto salió de mi caja chica sin que lo pidiera
Tu usuario está configurado para cargar los gastos a tu caja chica.
Si no es lo que querés, pedile al administrador que cambie la configuración de tu usuario. El gasto ya cargado lo podés eliminar y volver a cargar.
Cargué un gasto en la caja chica de otra persona
Quedó con el dueño equivocado.
Editá el movimiento y en “Caja chica de” tocá Cambiar. Lo explicamos en Editar, eliminar y reasignar.
No veo mis dólares
La pantalla está mostrando la caja en pesos.
Arriba a la derecha, pasá de ARS a USD. Por WhatsApp, “Ver mi caja chica” te muestra el saldo en pesos.
No veo un botón o un cambio nuevo
El navegador te está mostrando una versión guardada.
Recargá forzando con Cmd/Ctrl + Shift + R.
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Glosario
- Caja chica
- La plata que maneja una persona para los gastos del día a día. Tiene su propio saldo, separado del de las obras.
- Mi Caja Chica
- La pantalla con tu caja chica: saldo, movimientos y los botones para cargar y transferir.
- Todas las cajas chicas
- La lista de las cajas chicas de toda la empresa, con el saldo de cada persona. Solo para administradores.
- Ingreso a caja chica
- Plata que se le carga a la caja chica de alguien. Puede indicar la obra de la que sale.
- Proyecto de origen
- La obra de la que sale la plata que entra a una caja chica.
- Egreso de caja chica
- Un gasto pagado con la caja chica. Queda registrado en la obra que elijas.
- Transferencia entre cajas chicas
- Plata que pasa de la caja chica de una persona a la de otra. No cambia ninguna obra.
- Saldo
- Todo lo que entró menos todo lo que salió de la caja chica.
- Acumulado
- El saldo que quedaba después de cada movimiento, en orden de fecha.
- Saldo filtrado
- El saldo de los movimientos que estás viendo con los filtros aplicados.
- Prorratear
- Repartir un gasto entre varias obras: se crea un egreso por obra y el total sale de la caja chica.
- Caja chica de
- La persona dueña de la caja en la que cuenta un movimiento. Puede ser distinta de quien lo cargó.
- Reasignar
- Pasar un movimiento a la caja chica de otra persona. Cambian los saldos de las dos.
- Reserva de obra
- Plata apartada de una obra para algo puntual. No es lo mismo que la caja chica, que es de una persona.
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