Proveedores

Es a quién le pagás: el corralón, la cuadrilla, el electricista, el que te alquila el volquete. Cada gasto que cargás lleva su proveedor, y con eso sabemos cuánto le compraste a cada uno, en qué obras y, si le comprás a crédito, cuánto le debés.

Cada proveedor trabaja en una de dos modalidades:

No hace falta cargar los proveedores de antemano: cuando un gasto trae uno que no tenías, lo damos de alta solos. Después, si querés, le completás los datos.

En el menú, Finanzas → Proveedores. Arriba, cuántos activos tenés, cuántos con deuda y cuántos favoritos. Abajo, la lista:

• Pestañas: Favoritos (los que marcaste con la ⭐), Recientes (los que tienen movimientos), Con deuda, Todos y, si archivaste alguno, Archivados.
• Buscador por nombre, CUIT o alias, y filtros por Modalidad y Tipo (mano de obra o una categoría).
• Columnas: modalidad, tipo y categorías, saldo, facturas abiertas, último movimiento, último pago y estado. Tocá un proveedor para abrir su ficha.
• Exportar la vista a Excel o CSV.

Hay tres caminos. El más común es no hacer nada especial: cargar el gasto y listo.

Desde la web · Nuevo proveedor

En la lista, Nuevo proveedor. Te pedimos solo el nombre y el tipo (Materiales o Mano de obra). Al tocar Crear se abre la ficha para que completes el resto.

También se crean solos cuando cargás un gasto desde la web con un proveedor nuevo, igual que por WhatsApp.

Tocá un proveedor y se abre su ficha a la derecha. Tiene las pestañas Datos, Cuenta corriente (o Movimientos si es de contado) y Presupuestos. En los de mano de obra aparece además Pretendidos, con lo que pidió cobrar el contratista y lo aprobado.

• Archivar lo saca de las listas, pero sus datos se conservan. Lo encontrás en la pestaña Archivados y lo podés desarchivar.
• En Presupuestos ves los presupuestos de control que filtran por este proveedor, con su monto y su ejecutado. Lo explicamos en el manual de Control de presupuestos.

La modalidad sale del estado con el que nacen sus gastos. Elegimos el estado de un gasto nuevo en este orden:

1. El que dijiste al cargarlo (por ejemplo, “queda pendiente”).
2. El Estado por defecto de la ficha del proveedor.
3. El estado por defecto de tu empresa, si trabaja con estados. Si no, Pagado.

Si sus gastos nacen Pagado, el proveedor es de contado. Si nacen Pendiente, es de cuenta corriente. Así se mueve una factura de cuenta corriente. Tocá cada paso:

En la ficha, pestaña Cuenta corriente. Arriba, en grande, cuánto le debés (de deuda), cuánto tenés a favor o si estás al día, con lo facturado y lo pagado debajo. Abajo, cada factura y cada pago en orden de fecha.

• Haber son las facturas (lo que te facturó). Debe son los pagos. Saldo es lo que le debías después de cada fila.
• En las facturas pagadas ves pagada, o cuánto se pagó si es parcial. Desplegá un pago para ver a qué facturas se imputó y sus retenciones.
• Pesos y dólares no se mezclan: si le comprás en las dos monedas, hay un saldo para cada una.
• Filtrá por tipo (facturas o pagos), estado, obra y fechas. Con ⋯ elegís columnas y exportás a Excel lo que estás viendo.
• Cargar movimiento abre el formulario de un gasto nuevo con el proveedor ya puesto.

En la cuenta corriente, Registrar pago. Son tres pasos:

1. Datos del pago. Fecha, método (Transferencia, Cheque, Efectivo u Otro), monto bruto, moneda, número de comprobante y notas. Si te hicieron retenciones, agregalas con su descripción y su porcentaje o monto: el pago cancela el bruto, pero al proveedor le llega el neto.
2. Imputar a facturas. Marcá las facturas que cancela y cuánto a cada una, o tocá Auto-distribuir para que lo repartamos empezando por las más viejas. Lo que no asignes queda sin imputar, como saldo a favor.
3. Comprobantes. Adjuntá la transferencia o el recibo (imagen o PDF) y tocá Confirmar pago.

Cada factura queda Pagado o Parcialmente Pagado según lo que le imputaste, y el saldo baja.

Editar, anular e imputar el saldo a favor

• Desde el menú ⋮ de un pago podés Editar pago o Anular pago. Al anular, sus facturas vuelven a quedar como deuda. Te pedimos el motivo, y el pago queda marcado Anulado (los anulados se pueden mostrar u ocultar en la cuenta).
• Si un pago quedó con plata sin imputar y hay facturas pendientes en la misma moneda, aparece Imputar saldo a favor: reparte ese saldo sobre las facturas, de la más vieja a la más nueva.
• Si un pago no tiene facturas para imputar, se guarda igual y lo imputás más adelante.

Como los proveedores se crean solos, puede pasar que el mismo quede dos veces (“Corralón San Martín” y “Corralon San Martin”). Hay dos maneras de unirlos.

Revisar todos de una

En la lista, Revisar duplicados. Analizamos todos tus proveedores y te mostramos los grupos que parecen el mismo:

• Mismo CUIT: es seguro que son el mismo, aunque los nombres no se parezcan. Se pueden marcar todos juntos.
• Nombre parecido: comparamos sin acentos, puntuación ni “SA”, “SRL” o “SAS”. Conviene mirarlos antes de marcarlos.

Combinar uno con otro

Elegís el proveedor destino, el que se queda. Le pasamos todos los movimientos, pagos, presupuestos y pretendidos del otro, y su nombre queda como alias del destino, así los gastos futuros con ese nombre van directo al correcto.

No se puede deshacerEl proveedor combinado se elimina. Revisá bien cuál elegís como destino.

Cuando empezás a usar la cuenta corriente, puede que tengas facturas viejas cargadas como pendientes que en realidad ya pagaste por fuera. Para no registrar los pagos uno por uno, cerrá el saldo de una vez:

1. Andá a la pestaña Con deuda.
2. Marcá los proveedores, o tocá Seleccionar todos.
3. Tocá Ajustar cuentas, elegí la fecha y la descripción (por defecto, Ajuste inicial) y confirmá.

En cada moneda con deuda usamos primero el saldo a favor que el proveedor ya tenga, y por lo que falte creamos un pago con esa descripción. La deuda queda en cero a partir de la fecha del ajuste. Un saldo a favor no se toca.

Si acordaste pagarle a un proveedor en cuotas, armá un plan de pago en Finanzas → Planes de pago. Es el espejo del plan de cobros, pero del lado de lo que pagás.

• Se arma en cuatro pasos: Datos del plan, Distribución, Ajustar montos y Confirmar.
• Elegís el proveedor, la obra (o un proyecto o caja si es un plan suelto), el monto total y la moneda. Las cuotas pueden ser mensuales, quincenales, semanales o por avance de obra.
• El plan se puede ajustar por CAC, por dólar o a mano.
• En el plan, cada cuota tiene su botón Pagar, con pago total o parcial. En un plan suelto, los pagos se registran como egresos en el proyecto o la caja que elegiste.

Contado

Modalidad de un proveedor al que le pagás en el momento. Sus gastos nacen pagados.

Cuenta corriente

Modalidad de un proveedor que te factura y le pagás después. Sus gastos nacen pendientes y suman deuda.

Estado por defecto

El estado con el que nacen los gastos de un proveedor. Define su modalidad.

Factura

En la cuenta corriente, cada gasto cargado a ese proveedor.

Pago

Lo que le pagaste a un proveedor de cuenta corriente. Se imputa a una o varias facturas.

Imputar

Asignar un pago, o una parte, a una factura para cancelarla.

Sin imputar

La parte de un pago que todavía no se asignó a ninguna factura.

Saldo a favor

Le pagaste más de lo que te facturó.

Parcialmente pagado

Una factura a la que le imputaste una parte.

Retención

Lo que retenés de un pago por impuestos. El pago cancela el bruto y al proveedor le llega el neto.

Alias

Otro nombre del proveedor. Los gastos con ese nombre van a él.

Combinar

Unir dos proveedores en uno. El que sobra se elimina y su nombre queda como alias.

Archivar

Sacar un proveedor de las listas sin borrar sus datos.

Ajustar cuentas

Crear pagos de ajuste para dejar en cero el saldo histórico de uno o varios proveedores.

Pretendido

En los proveedores de mano de obra, lo que el contratista pidió cobrar, junto con lo aprobado.

Plan de pago

Un acuerdo para pagarle a un proveedor en cuotas.

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